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Politica De Tratamiento Y Proteccion De Datos Personales

Real Languages School

 


 

1. Alcance La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de Real Languages School, considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales, tales como recolección, utilización, almacenamiento, custodia, circulación, transferencia, supresión, modificación, actualización, corrección y cualquier otra forma de tratamiento de información y datos personales de los titulares enterados de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 del 17 de Octubre de 2012, y sus Decretos Reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014, y demás normas aplicables y concordantes. 2. Identificación Del Responsable Del Tratamiento De Datos Personales Real Languages School, instituto dedicado a la prestación de servicios de enseñanza de idiomas, y venta de material didáctico, y materiales afines con los idiomas, ubicado en la calle 18 No. 9 – 65 Barrio Antonio Ricaurte – Granada, Meta – Colombia, identificada con el NIT 40421814. Celulares 3133103142 -3222378726 -  Correo electrónico betypinedav78@gmail.com– servicioalcliente@realenglishcolombia.com 3. Definiciones. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política,  convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos). Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el Encargado. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. 4. Tratamiento Y Finalidades. El tratamiento para los datos estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de Institución de Educación Informal, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional de enseñanza. El tratamiento que realizará Real Languages School será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades: a. Registrar la información personal indispensable de trabajadores y contratistas, con la finalidad de llevar control y registro al personal que labora o laboró en nuestras instalaciones. b. Facilitar la implementación métodos encaminados a la adquisición, refuerzo y mantenimiento de un segundo idioma. c. Mantener una retroalimentación con estudiantes egresados y/o activos referente a los conocimientos adquiridos o en proceso de adquisición. d. Respaldar y validar de manera digital e impresa la información como notas y niveles realizados y certificaciones. e. Efectuar actividades de cobranza de nuestro servicio y otras funciones administrativas relacionadas a la misión del Instituto. f. Fomentar la retroalimentación para el mejoramiento de nuestros servicios. g. Ofrecer información comercial sobre nuestros cursos, ofertas y promociones. h. Publicar testimonios en nuestros websites, plataformas y redes sociales (“Website”) así como también en medios, los cuales pueden contener información personal, toda vez que el estudiante, padre de familia o apoderado  haya otorgado dicha información, así como su consentimiento. Real English Colombia suministrará datos personales a terceros que le provean servicios o con quien tenga algún tipo de relación de cooperación, a fin de: a. Brindar asistencia técnica. b. Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales. c. Manejar y administrar bases de datos. d. Dar respuestas a peticiones, quejas y recursos. e. Dar respuestas a organismos de control. 5. Principios Rectores Aplicables  En Materia De Datos Personales. En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores: a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen. b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.  c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el  tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley. g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. 6. Derechos Del Titular. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley. c) Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. 7. Derechos De Los Niños Y Adolescentes. Todo padre o tutor encargado de la potestad de los niños y adolescentes menores de 18 años, deberán estar presentes a la firma del Contrato De Inscripción del Instituto con el cual dan autorización a la entidad para el almacenamiento y tratamiento de dichos datos que serán utilizados únicamente para el seguimiento académico y registros estudiantiles de los niños y niñas así como de adolescentes. Para el tratamiento de estos datos, se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”. 8. Deberes De Los Responsables  Del Tratamiento Y Encargados Del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 9. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS. El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Real Languages School NO está obligado a registrar sus bases de datos en el RNBD de acuerdo a lo dispuesto en el decreto 90 del 18 de enero de 2018 por el cual se modifican los artículos 2.2.2.26.1.2  y 2.2.2.26.3.1 del decreto 1074 de 2015 del Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo y especialmente en el artículo Articulo 2.2.2.26.1.2. Articulo 2.2.2.26.1.2 Ambito de Aplicación (MODIFICADO). Serán objeto de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales cuyo tratamiento manual o automatizado sea realizado por los responsables del tratamiento que reúnan las siguientes características. a) Sociedades y Entidades sin Ánimo de Lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT). b) Personas Jurídicas de naturaleza pública. Por lo cual queda limitado el universo de vigilados que deben cumplir con la obligación de registrar sus bases de datos, teniendo en cuenta el parámetro dispuesto en la Ley 905 de 2004 relativo a los activos totales, para excluir las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que cumplan lo establecido para las micro y pequeñas empresas. Igualmente, serán excluidas las personas naturales. La limitación del universo de vigilados frente al deber de registrar sus bases de datos no implica de ninguna manera que las personas jurídicas y naturales que se exceptúan de efectuar dicho registro mediante el presente decreto queden relevadas del cumplimiento de los demás deberes establecidos para los Responsables del Tratamiento de datos personales. En consecuencia, si bien no están obligadas a registrar sus bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, siguen sujetas al cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012. 10. Área Responsable De La Atención De Peticiones, Consultas Y Reclamos Sobre Datos Personales. Real Languages School tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y seguimiento de esta Política. Beatriz Elena Pineda Villada es la persona que ha sido designada como la responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar y rectificar el dato.  11. Procedimiento Para Atención Y Respuesta A Peticiones, Consultas, Quejas Y Reclamos De Los Titulares De Datos Personales. Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, procesados, usados y transmitidos o transferidos por Real English Colombia, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la información. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales: a. Medios habilitados para la presentación de peticiones, consultas, quejas y reclamos: Real Languages School ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos que permiten conservar prueba de las mismas: - Comunicación escrita a Real Languages School, Calle 18 No. 9-65 Barrio Antonio Ricaurte - en la ciudad de Granada, Meta. - Comunicación telefónica: 3133103142 o 3222378726  de lunes a viernes de 9:00 a.m. a 5:00 p.m. - Solicitud vía correo electrónico: atencionalcliente@reallanguagesschool.com – reallanguagesschool@gmail.com b. Atención y respuesta a peticiones y consultas: El Titular o su apoderado, podrán solicitar Real Languages School: - Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento. - Información respecto del uso que se le ha dado por parte de Real Languages School. 8. VIGENCIA. Esta Política de tratamiento de datos se hace vigente a partir de la fecha de expedición Septiembre 15 de 2018. Nos reservamos el derecho de realizar cambios a la presente política en cualquier momento. Si hiciéramos algún cambio significativo en lo concerniente al almacenamiento o utilización de información de nuestros clientes o proveedores, lo comunicaremos en la página principal de nuestro sitio de Internet y tomaremos medidas adicionales para notificarle acerca de dichos cambios. En la mayoría de los casos trataremos de notificarle por cualquier medio con al menos quince (15) días de antes que el cambio en la política o la nueva política entren en efecto. Toda información de terceros suministrada por nuestros estudiantes con fines comerciales también estarás sujetos a esta Política de Privacidad y a los Términos y condiciones de Nuestros Servicio.